Wanneer je op je werk dagelijks zo’n 150 e-mails moet beantwoorden, verandert je inbox langzaam maar zeker in de spreekwoordelijke molensteen om je nek.
Dat lijden neemt in omvang toe naarmate je hoger in de pikorde staat of baas bent van een bedrijf.
Maar hoe gaan drukke mensen om met een zich permanent en snel vullende inbox?
Voor het antwoord op deze vraag keek Business Insider naar de e-mailmores van mensen als Tim Cook en Bill Gates:
Apple-topman Tim Cook leest de meeste van de meer dan 700 mails die hij krijgt.
Cook staat elke dag om 3.45 uur op om vroeg aan zijn inbox te kunnen beginnen.
Tegen ABC vertelt hij dat hij zo tussen de 700 en 800 berichten per dag krijgt "en de meeste daarvan lees ik. Elke dag. Ik ben een workaholic."
Ivanka Trump roept recidivisten gewoon op het matje.
"Zoals zoveel dingen in het leven, moet je ook je inbox managen. Anders managet je inbox jou", aldus de uitvoerend vicepresident Ontwikkeling en Acquisitie van het Trump-imperium in Fortune.
Een van de strategieën die ze wel eens toepast om de berichtenstroom beter te managen: ze identificeert diegene die haar frequent lijvige mails stuurt die beter in een face-to-face vergadering besproken kunnen worden. Wekelijks plant ze dergelijke meetings. "Ik heb ontdekt dat er maar een handjevol mensen verantwoordelijk is voor mijn overkill aan e-mail."
LinkedIn-topman Jeff Weiner verstuurt gewoon minder mail. En ontvangt er daardoor ook minder.
Volgens Weiner een vuistregel in e-mailmanagement: wil je minder mail, stuur dan ook zelf minder berichtjen.
Op LinkedIn schrijft hij dat hij deze regel ontdekte in een vorige baan. Daar kelderde Weiners hoeveelheid e-mailberichten met 30 procent toen twee enthousiaste mailers het bedrijf verlieten.
"Uiteindelijk bleek dat het niet alleen hun e-mails waren die de enorme e-mailactiviteit genereerden, maar vooral zijn eigen antwoorden en de doorgestuurde berichten van collega's, en de reacties antwoorden daar weer op, enzovoorts", schrijft Weiner.
"Toen ik dit eenmaal in de gaten kreeg, deed ik een experiment waarbij ik alleen de hoogstnoodzakelijke e-mails verstuurde. Netto resultaat: minder e-mails en een behapbare inbox. Sindsdien pas ik die regel overal toe."
Zappos-baas Tony Hsieh houdt er een compleet e-mailteam op na.
In een boeiend stuk op Quora over e-mailgewoonten van CEO's, schrijft correspondent Michael Chen over een ontmoeting met Hsieh. De baas van schoenenwebshop Zappos vertelde hem dat hij vier of vijf fulltime in dienst heeft om zijn e-mail af te handelen. "Volgens mij noemt hij ze ook e-mailninja's", aldus Chen.
Mede-oprichter van Microsoft Bill Gates is een gezegend mens - te weinig e-mails om in de stress van te schieten.
Tegen Today liet Gates zich ontvallen dat hij slechts veertig tot vijftig e-mails per dag krijgt. "Sommige handel je meteen af, andere laat je weten er later op terug te komen. Kom die belofte overigens wel altijd na."
Amazon-oprichter Jeff Bezos voegt een vraagteken toe en stuurt zijn e-mails door.
Wanneer een klant Bezos mailt met een klacht over het een of ander - iets wat overigens betrekkelijk eenvoudig is - dan stuurt Bezos dat bericht door naar de voor die kwestie verantwoordelijke persoon, slechts voorzien van een vraagteken.
"Wanneer Amazon-medewerkers zo'n mail van Bezos ontvangen, reageren ze alsof ze zojuist een tikkende tijdbom hebben ontdekt", aldus Businessweek. "Meestal hebben ze slechts een paar uur om de kwestie op te lossen en zich gedegen te verantwoorden. Het antwoord wordt overigens eerst door een reeks managers bekeken voordat Bezos het zelf onder ogen krijgt."
Mede-oprichter van de Huffington Post Arianna Huffington heeft drie e-mailgeboden.
Huffington heeft drie eenvoudige regels voor e-mail:
1. Geen e-mails een half uur voor het slapen gaan.
2. Niet naar de inbox zodra ze wakker wordt.
3. Geen e-mails als ze bij haar kinderen is.
"De laatste keer dat mijn moeder kwaad op me werd, was toen ze me zag mailen terwijl ik tegelijkertijd met mijn kinderen aan het praten was", schrijft Huffington in haar boek Thrive. "Met de hele wereld oppervlakkig in contact staan, belemmert onze diepere contacten met onze naasten - inclusief onszelf."
AOL-topman Tim Armstrong probeert zo min mogelijke mails in de vroege ochtend te sturen.
De oud-bestuurder van Google vertelt The Guardian "geen langslaper" te zijn. Elke dag staat hij rond 5.00 of 5.15 uur op voor zijn work-out, om een beetje met de site te spelen en wat rond te lummelen met een van zijn dochters die ook altijd vroeg opstaat.
Naar eigen zeggen probeert hij het versturen van mails uit te stellen tot 07.00 uur.
Ryan Holmes, de oprichter van Hootsuite, verklaart zijn inbox bankroet.
Wanneer de berichten over de randen van zijn inbox klotsen en het hem allemaal wat te veel wordt, dan verklaart Holmes zijn inbox "bankroet". Wat zo veel betekent als dat hij alle berichten wist en met een schone lei begint.
Hij raadt wel aan dit slechts enkele keren per jaar te doen. Ook adviseert hij degenen die dit doen een disclaimer met alle mails mee te sturen. Iets in de trant van: "Sorry dat ik je mail niet beantwoord heb. Om beter te communiceren, heb ik mijn inbox bankroet verklaard."
Alphabet-bestuurder Eric Schmidt beantwoordt elke mail zo snel mogelijk.
In zijn boek How Google Works schrijft de oud-CEO van Google dat "de beste, en drukste, mensen die we kennen direct op hun berichten reageren. En niet alleen op een select groepje afzenders, maar op iedereen."
Ook al is het antwoord een doodeenvoudig "ik snap het", die simpele bevestigingsmail is volgens Schmidt goed voor de communicatie en draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur.
Randi Zuckerberg, de oprichter van Zuckerberg Media, zet e-mails 'on hold'.
In de Marie Claire verklaart de zus van facebook-oprichter Mark Zuckerberg er qua e-mail twee belangrijke stelregels op na te houden:
1. Pas minimaal twintig minuten na het ontwaken controleert ze haar inbox.
2. Ze wacht met het sturen van e-mails als ze emotioneel is.
"Je slaakt een zucht van verlichting dat je ze niet verstuurd hebt wanneer je ze herleest."
